Mobile Free Design

Amersfoort, voorjaar 2018.

60 top mensen van een overheidsinstelling komen bij elkaar om de aanpak van projectleiderschap te bespreken. MindMeeting doet het ontwerp en de moderatie. In de ontwerpfase bespreken we de doelstellingen van dag. Ik kaart geïnspireerd aan wat we tijdens het Meeting Design Practicum 2018 testten: 24 uur je telefoon uit je professionele functioneren verbannen. We ontdekten dat er substantieel meer contacten ontstaan, dat de tijd schijnbaar langer duurt, dat er meer focus is. Dat alles doordat een leeg moment tot samenzijn oproept, als YouTube, Instagram, Mail en nu.nl moeten zwijgen. Het Practicum testte en toonde aan. Dankzij 30 gepassioneerde Meeting Designers. Maar dat is een ander verhaal.

De opdrachtgever is geïnteresseerd. We praten door. Uiteindelijk geeft de rekensom de doorslag: 60 mandagen op topniveau laten verrommelen door mobieltjes kost veel geld. De inschatting is dat we zo’n 30% minder effectief zouden zijn. Met de gemiddelde dag-salaris kosten voor de werkgever van zo’n 600 euro kom je dan op een verspilling van ruim over de 10.000 euro. Wiskundig. Uitgerekend. Bedacht. Want het is natuurlijk een virtueel bedrag. Op de dag zelf komt er geen extra factuur van 10.000. OK. Maar toch. Het kan minder zijn, maar ook veel meer. Als je hele programma niet echt het goede resultaat oplevert, dan praat je over een veel grotere verspilling. Dan moet er weer een bijeenkomst belegd. En dan komt er wel een factuur. De berekening toont aan, maar bewijst niks. Gezond verstand moet de rest doen. En dat deed het.

We spreken een paar dingen af. De Raad van Bestuur moet er 100% achter staan. We organiseren een alarmnummer voor noodgevallen en nemen de mobiels echt in om ook trilsignalen en visuele verleiding te elimineren, en in de opening van de dag geeft de hoogste in rang als eerste zijn telefoon af.

Dat alles gebeurt en tijdens de inname van de telefoons stribbelt iemand toch nog tegen. Die vindt het kinderachtig. Ik geef aan hoe verslaving werkt. En dat we het Mobile Free Design als hele groep onszelf willen aanbieden. Ik wil het niet tot een groot debat laten komen, dus hou vast aan het plan, geef hem de optie de telefoon te houden, en we gaan door. Ik vraag hem even apart of ie zijn telefoon buiten het zicht van iedereen wil houden. En zeg dat het voor mij allemaal geen big deal is. We gaan aan het werk.

De dag levert een prachtig resultaat. De sfeer is prettig en gefocust. De gesprekken intens. De uitkomst precies goed. We zijn ruim een uur eerder klaar. Niemand is gebeld via het alarmnummer. En veel deelnemers zeggen al grappend dat ze hun mobiel niet terug hoeven. De man die tegenstribbelde komt naar me toe. Hij is blij met de dag. Hij vraagt gekscherend of ik een hekel aan hem heb gekregen. We lachen om het moment.

En dan, ene paar weken later, komt onze directe contactpersoon met deze quote.

“De volgende dag had ik een training. Na een korte pauze was de flow iedere keer helemaal weg, het was moeilijk om de zaal weer vol te krijgen, en mensen spraken niet met elkaar, dat was de dag ervoor heel anders”

Wat was er de dag ervoor dan anders? Wat maakte dat de flow die dag weldoor liep in de breaks, wat nodigde uit tot conversaties? Het ontwerp? De bruisende dagvoorzitter? De formats?  Dat was allemaal in orde, dus dit verhaal bewijst niets. Het toont aan. Het gezond verstand mag de rest doen. Succes.

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *