Mobile Free Design

Amersfoort, voorjaar 2018.

60 top mensen van een overheidsinstelling komen bij elkaar om de aanpak van projectleiderschap te bespreken. MindMeeting doet het ontwerp en de moderatie. In de ontwerpfase bespreken we de doelstellingen van dag. Ik kaart geïnspireerd aan wat we tijdens het Meeting Design Practicum 2018 testten: 24 uur je telefoon uit je professionele functioneren verbannen. We ontdekten dat er substantieel meer contacten ontstaan, dat de tijd schijnbaar langer duurt, dat er meer focus is. Dat alles doordat een leeg moment tot samenzijn oproept, als YouTube, Instagram, Mail en nu.nl moeten zwijgen. Het Practicum testte en toonde aan. Dankzij 30 gepassioneerde Meeting Designers. Maar dat is een ander verhaal.

De opdrachtgever is geïnteresseerd. We praten door. Uiteindelijk geeft de rekensom de doorslag: 60 mandagen op topniveau laten verrommelen door mobieltjes kost veel geld. De inschatting is dat we zo’n 30% minder effectief zouden zijn. Met de gemiddelde dag-salaris kosten voor de werkgever van zo’n 600 euro kom je dan op een verspilling van ruim over de 10.000 euro. Wiskundig. Uitgerekend. Bedacht. Want het is natuurlijk een virtueel bedrag. Op de dag zelf komt er geen extra factuur van 10.000. OK. Maar toch. Het kan minder zijn, maar ook veel meer. Als je hele programma niet echt het goede resultaat oplevert, dan praat je over een veel grotere verspilling. Dan moet er weer een bijeenkomst belegd. En dan komt er wel een factuur. De berekening toont aan, maar bewijst niks. Gezond verstand moet de rest doen. En dat deed het.

We spreken een paar dingen af. De Raad van Bestuur moet er 100% achter staan. We organiseren een alarmnummer voor noodgevallen en nemen de mobiels echt in om ook trilsignalen en visuele verleiding te elimineren, en in de opening van de dag geeft de hoogste in rang als eerste zijn telefoon af.

Dat alles gebeurt en tijdens de inname van de telefoons stribbelt iemand toch nog tegen. Die vindt het kinderachtig. Ik geef aan hoe verslaving werkt. En dat we het Mobile Free Design als hele groep onszelf willen aanbieden. Ik wil het niet tot een groot debat laten komen, dus hou vast aan het plan, geef hem de optie de telefoon te houden, en we gaan door. Ik vraag hem even apart of ie zijn telefoon buiten het zicht van iedereen wil houden. En zeg dat het voor mij allemaal geen big deal is. We gaan aan het werk.

De dag levert een prachtig resultaat. De sfeer is prettig en gefocust. De gesprekken intens. De uitkomst precies goed. We zijn ruim een uur eerder klaar. Niemand is gebeld via het alarmnummer. En veel deelnemers zeggen al grappend dat ze hun mobiel niet terug hoeven. De man die tegenstribbelde komt naar me toe. Hij is blij met de dag. Hij vraagt gekscherend of ik een hekel aan hem heb gekregen. We lachen om het moment.

En dan, ene paar weken later, komt onze directe contactpersoon met deze quote.

“De volgende dag had ik een training. Na een korte pauze was de flow iedere keer helemaal weg, het was moeilijk om de zaal weer vol te krijgen, en mensen spraken niet met elkaar, dat was de dag ervoor heel anders”

Wat was er de dag ervoor dan anders? Wat maakte dat de flow die dag weldoor liep in de breaks, wat nodigde uit tot conversaties? Het ontwerp? De bruisende dagvoorzitter? De formats?  Dat was allemaal in orde, dus dit verhaal bewijst niets. Het toont aan. Het gezond verstand mag de rest doen. Succes.

Komkommercolumn: Bidden voor het eten

Eventmensen zijn nodig om de maatschappij haar rituelen terug te geven

Bij mijn vriend Kees thuis begon de avondmaaltijd met een bijzonder ritueel. Vader schepte als eerste het vlees op. Zodra het op je bord lag mocht je het opeten. Nadat iedereen het vlees op had werden groente en aardappels opgeschept. En begon iedereen te eten. Ik was in stilte verbijsterd. Misschien komt daar mijn fascinatie voor ‘openingen’ vandaan.

 

Bidden-blog

 

Bij ons thuis werd tot ongeveer 1968 gebeden voor het eten. Daar kwam daarna niets voor terug. Toen ik zelf vader werd merkte ik geleidelijk aan hoe inherent verstorend ik het vond om ‘niks’ te doen. Ik wilde een soort markering. Een startschot. Een gelijkschakeling. Maar ik wist niet wat. Totdat ik bij Eefke thuis kwam. Zij deed het al met haar tweeling: even mekaar een hand geven en eet smakelijk zeggen. Na aanvankelijke scepsis bij mijn puberdochters is het tot vast ritueel geworden. Het hoort er nu bij. En ik ben het internationaal op bescheiden schaal gaan exporteren. Bij het galadiner van ICCA in Shanghai bijvoorbeeld leg ik aan mijn tafelgenoten uit dat mijn eten niet smaakt als ik niet…Ze komen uit Duitsland, Kenia, Paraguay, de VS en Ierland, en zijn allen bereid mijn ritueeltje te doen. Er is een instant verbinding met elkaar. We hebben een geweldige avond. Toeval? Het is natuurlijk wel een beetje gek om te doen. Maar ja, ik ben een Meeting Designer, een event prof. Ik durf wel. Dat druk je niet zomaar even weg als je privé ergens mensen ontmoet. Ik zie die dingen. Ik krijg de kriebels als een feestje schuurt, of een diploma-uitreiking niet klopt. En dat lijkt steeds vaker het geval, zeg ik met veel slagen om de arm…

Het aanbrengen van een logica in een thuis-bijeenkomst ligt gewoon niet zo voor de hand. Cadeaus uitpakken met Kerst, wanneer doe je dat nu eigenlijk? Als je dan het voortouw neemt, dan ben je al gauw meneer de regelaar. Als je om aandacht vraagt als een ouder iemand een verhaal vertelt op een verjaardag, dan ben je al gauw een bemoeial. Als je wilt dat voor het ontbijt de tafel wordt gedekt, en de tv uitblijft, dan ben je al gauw een zeurpiet. Maar als je dat op een natuurlijke manier volhoudt, dan slaat de stemming snel om. Want dan is het eigenlijk wel fijn. Het ontbijt is gezelliger. Het gesprek is ineens veel warmer. De aandacht intenser.

Lieve event-collega’s: laten we alsjeblieft, al is het onder de radar, die gevoeligheid voor het juiste ritueel blijven voelen! Dat is ons vak, onze taak, en heel misschien onze maatschappelijke opdracht.

3 tips die ik graag met je deel:


* Vraag je af hoe je oma het zou doen en maak daar een 2015-vertaling van.

* Trek je niets aan van aanvankelijke scepsis.
»

* Doe je vak met verve, ook thuis!

 

 

 

De Boodschap van Sanpu

Met een geoefend gebaar zwiept hij de lange bamboestok door de lucht. De punt landt nét tegen de kont van de hond die haastig naar buiten sukkelt, ook al is buiten een relatief begrip. Zoals zo vaak bij mensen uit andere culturen is de leeftijd van Sanpu niet goed te raden. Niemand weet natuurlijk wanneer hij precies is geboren – althans op onze kalender. Of zijn volk, de Achuar, een kalender hebben, weet ik niet. Sanpu is in elk geval oud. Oud, wijs en slim.

2014-08-01-08.07.29

Sanpu’s huis staat midden in het regenwoud van Ecuador. Van zijn uitzicht over de Pastaza-rivier krijg je tranen in je ogen. Zijn kleinzoon Napoleon is onze gids en hij heeft het bezoek bij de oude Shamaan geregeld. Zijn huis heeft een dak van palmbladeren dat rust op stevige palen tropisch hardhout. Mooi duurzaam. De open ruimte meet ongeveer 20 bij 10 meter. Buitenmuren zijn niet nodig.

Wij zitten helemaal aan het ene eind van de Open Space, op bankjes; Sanpu aan het andere eind aan een tafel. Daarop zit een geel-rode tropische vogel: precies de kleuren van zijn hoofdtooi. De vrouwen lopen af en aan met kommen Chi-cha, een drank van gefermenteerde maniokwortel die aan de gasten worden aangeboden. Ik ga niet vertellen hoe Chi-cha wordt gemaakt, het volstaat te weten dat ik er het kleinste slokje ooit van mijn leven van heb gedronken. Napoleon deelt zijn portie met zijn dochtertje van drie. “Happy” is haar naam in vertaling. Dat lukt haar goed.

Het bezoek hangt van de rituelen aan elkaar. Eerst de chi-cha dus. Dan een uitgebreide begroeting tussen Sunpa en Napoleon. In hoog tempo nemen ze samen de belangrijkste activiteiten door sinds de laatste keer dat ze elkaar zagen. Ze praten tegelijk. Vervolgens stelt iedereen zich om de beurt voor. Alles wordt ook nog eens vertaald van Engels (via Spaans) in het Achuar (en terug), dus het is geen bliksembezoek. De vrouwen luisteren toe maar doen niet mee. Niemand maakt oogcontact en er is ons te verstaan gegeven dat we dat met de vrouwen ook zeker niet moeten doen. Dat is heel onbeschaafd. Aan het eind ontstaat er een kleine markt als alle meisjes van de gemeenschap mooi handwerk uitstallen op bananenbladeren. Alles verloopt nauwgezet volgens een vast stramien.

Tussen de verplichte nummers door is er één moment waarop de communicatie ineens vrijvalt: Vragen! Sunpa biedt ons aan vragen aan hem te stellen en hij heeft ook vragen voor ons. Na wat obligate onderwerpen wil hij van de andere man in het gezelschap en van mij weten wat wij de buitenwereld gaan vertellen over wat we in het oerwoud hebben gezien. De vervolgvraag gaat heel specifiek over de bedreiging van zijn leefomgeving door Westerse oliemaatschappijen die concessies hebben gekregen om er olie te winnen. Ineens wordt het een gesprek. Niet lang maar wél intens. Daarna dus spulletjes kopen en netjes de Chi-cha kom teruggeven (en bedanken).

Een paar dagen later, in het vliegtuig op de terugweg naar Europa, realiseer ik me pas wat er eigenlijk gebeurd was tijdens de bijeenkomst. Op het eerste gezicht leek het een typisch beleefdheidsbezoek. Wij deden keurig mee aan alle lokale rituelen.  Een  politiek correct “bezoek aan den inboorling,” zo scheen het. Sunpa, daarentegen, had een duidelijke reden gehad om ons in zijn huis toe te laten. Na een eerdere ballotage door zijn kleinzoon wilde hij met ons praten over de gevaren van oliewinning in zijn land. Met name de vraag naar wat wij zouden gaan doen met onze ervaring in de jungle was recht op de man af. De rituelen hadden mij afgeleid van de essentie. Het was een PR-meeting geweest!

Het doel van bijeenkomsten is altijd om later, ergens in de buitenwereld, een verandering tot stand te brengen, in dit geval een verandering die voort moet komen uit mijn onvergetelijke ervaring een paar dagen midden in het tropisch regenwoud te verblijven. Daarvan was Sunpa zich duvelsgoed bewust. Hij wist kende de impact van een week in de jungle. Zijn doel was persoonlijk aandacht te vragen voor de verdrukking waarin zijn volk zit.

Ik ben blij dat ik met deze column – in beperkte mate – kan laten gebeuren. Google de Achuar en bezie wat er ook in 2014 nog gebeurt met het land waar zij eeuwenlang in keihard maar perfect evenwicht met het regenwoud hebben geleefd.

Mike van der Vijver ontwerpt, faciliteert en presenteert bijeenkomsten. Hij is mede-oprichter van MindMeeting en co-auteur van het onlangs verschenen “Into the Heart of Meetings,” het eerste boek over Meeting Design.